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Büro einrichten - alles im Griff mit der Checkliste für Unternehmer

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Krisenzeiten.

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Ein Büro einzurichten macht Spaß. Eine schöne Umgebung zu schaffen, die produktives Arbeiten zulässt und gleichzeitig eine angenehme Atmosphäre verströmt, ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Schließlich verbringen Wissensarbeiter durchschnittlich mindestens sechseinhalb Stunden pro Tag am Schreibtisch, bei vielen sind es sogar über neun Stunden. Umso wichtiger ist, dass die Umgebung stimmt. Bei der Einrichtung sind daher sowohl ergonomische und architektonische aber auch ganz individuelle Aspekte zu berücksichtigen.

 

Menschen arbeiten heute dank der stetig fortschreitenden Digitalisierung nahezu überall: Am Flughafen, im Zug, im Auto, im Café, auf der Parkbank und sogar im Kino. Auch die Art, wie Menschen arbeiten, ändert sich stetig. Und das verändert auch die Anforderungen an einen Arbeitsplatz. Das war schon immer so. Momentan stehen wir aber an einem historischen Wendepunkt und spüren, wie dieser Prozess immer mehr Fahrt aufnimmt und sich mit großem Druck auf die Arbeitswelt und die Gesellschaft auswirkt. Wie soll daher ein modernes Büro eingerichtet werden? Was sorgt für Produktivität und Wohlbefinden? Vom digitalen Arbeitsplatz bis zum Arbeitsplatz der Zukunft ist überall die Rede. Eine einheitliche Definition gibt es aber nicht. Für den einen ist ein Arbeitsplatz der Zukunft ein höhenverstellbarer Schreibtisch mit integriertem Display, für den anderen sind umfangreiche technologische Visionen damit verbunden. Unumstritten ist aber, dass die Gestaltung und Einrichtung des digitalen Arbeitsplatzes der Dreh- und Angelpunkt der Digitalisierung sind. Und das betrifft sowohl Homeoffices, Firmenbüros, Einzelbüros als auch Bürogemeinschaften. Während die größte Herausforderung im Homeoffice häufig die technische Anbindung ist, liegen in großen Unternehmen die Hürden in der Abbildung von Geschäftsprozessen, Kulturen und Hierarchien in einem digitalen Arbeitsplatzkonzept. Doch fangen wir mal ganz von vorne an. Ein Arbeitsplatz besteht zurzeit klassischerweise aus einem Stuhl, einem Arbeitstisch und einer Tischlampe. Obwohl so mancher Bankvorstand sein Büro auch mit Couch, Kühlschrank und großem Esstisch mit vielen Stühlen daran einrichtet ist das eher die Ausnahme als die Regel. Für Unternehmerinnen und Unternehmer mit mehreren Angestellten gelten andere Anforderungen als an Freiberufler.

Seit über zwanzig Jahren beschäftigt sich Anita Gödiker, Gründerin und Geschäftsführerin von Satellite Office, mit dem Thema Büros einrichten. An ihren derzeit elf Standorten in Deutschland und der Schweiz arbeiten über 2.500 Menschen – im Großraumbüro, im kleineren Teambüro mit bis zu sechs Arbeitsplätzen, im klassischen Dreier- oder Zweierbüro, im Vorzimmer oder im Chefbüro. Dazu gibt es „Open Spaces“ in denen Gespräche geführt werden oder Mitglieder ohne festen Arbeitsplatz ihrem Business nachgehen. Im Jahr 2019 hat es in Sachen Büros einrichten bei Satellite Office jedoch einen Paukenschlag gegeben. „Ich habe mit Yuccapalme und chromfüßigen Regiesesseln in den frühen 90gern des letzten Jahrhunderts angefangen“, so die Spezialistin für Büroeinrichtung. „Das war damals modern. Heute hat sich die Welt komplett verändert. Und in den letzten fünf Jahren ist am allermeisten passiert“ so die Spezialistin für flexible Arbeitsplätze.

 

Mit Entspannungsecken steigern Sie die Produktivität

Gödiker hat nie an die riesigen Coworking-Flächen geglaubt, in der jeder mit Papagei, Hund und Billiardstock zur Arbeit geht. Das hat Satellite Office auch nie angeboten. „Was wir vor fünf Jahren allerdings noch als wichtig erachtet haben, nämlich große, offene Gemeinschaftsflächen, Open Spaces, wie wir das nennen, ist heute schon nicht mehr State - of –the-Art“ räumt die Expertin ein. Komplexe, schöpferische Arbeit erfordere Ruhe. „Ich schaffe heute Räume, die konzentriertes Arbeiten zulassen. Wir richten Büros ein, die farblich keine Ablenkungen schaffen. Ergonomische Bürostühle, höhenverstellbare Arbeitstische, ausreichendes Licht, den Blick nicht gegen eine Wand gerichtet. Büros müssen der Gesundheit förderlich sein. Wir haben den Anspruch, für alle fünf Sinne eine bestmögliche Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Ruhe, entspannende Farben, keine Duftstoffe, beste Materialen in den Bezügen von Stühlen, Bänken und Sesseln, gesunde Snacks und fein gefiltertes Wasser in den Cafeterien“ berichtet Gödiker. Im neuesten Satellite Office-Workspace in Frankfurt, dessen Raumkonzept „pureSilent“ heißt, wurden die Open Spaces klein gehalten und Silent Cubes eingebaut. Hier kann zum einen konzentriert gearbeitet werden, es können aber auch vertrauliche Meetings oder Telefonate geführt werden. Die Gemeinschaftsbereiche sind zum großen Teil schallgeschützt und ermöglichen immer einen Rückzug, wie z.B. eine geschickt platzierte, schallschützende Wand oder einen Sessel mit sehr hoher, gepolsterter Lehne. Bei den Materialien hat sich Satellite Office an der Natur orientiert: Beige und Grau in vielen Schattierungen, ganz dunkles, warmes Lila. Alles für konzentriertes Deep Working. Für Wohlbefinden, und das ist für die Produktivität enorm wichtig, sorgt der atemberaubende Blick auf Mainhatten, die umlaufende Terrasse, die von vielen Büros direkt betreten werden kann, eine Kaminlounge mit flackerndem Feuer und ebenfalls eigener Terrasse, luxuriöse Designmöbel zum Teil bezogen mit weichem Kalbsleder und technischen Gimmicks wo immer sie das Leben erleichtern.

 

Inspirationen und Tipps für Freelancer

Für Unternehmer und Freelancer, die jetzt ein Büro einrichten, hat Anita Gödiker einen wertvollen Tipp: „Richten Sie ihr Büro so ein, wie Sie es heute brauchen. Das mache ich auch. Die Erfahrung zeigt, dass wir technische Fortschritte nicht in ihrer ganzen Komplexität einplanen können. Wir leben im Hier und Jetzt. Ich bin sicher, dass das Thema Augmented Reality in den nächsten fünf Jahren zu einem riesigen Thema in der Büroeinrichtung wird. „Wearables“ wie AR-Brillen werden vermutlich zum Alltag gehören. Es wir sich viel mehr durchsetzen, dass Computer über Sprache und weniger über Tastaturen gesteuert werden. Aber da wachsen wir rein, das geht nicht von heute auf morgen. Ein Büro, das den heute modernen technischen und ergonomischen Ansprüchen entspricht, ist zukunftsfähig.“

 

Arbeitsplatz einrichten - Rückzugsorte und lange Wege einplanen

 

Tipps für Unternehmer und Freiberufler

Mit dieser Checkliste, die auf den Erkenntnissen des Marktführers für casual luxury Workspaces, Satellite Office, beruht, haben Sie Ihre Büroeinrichtung im Griff – ob Arbeitszimmer oder Großraumbüro.

- Gestalten Sie Ihren Arbeitsplatz nach ihrem eigenen Profil: sind sie Vielleser? Sind sie Vielschreiber? Brauchen Sie einen Bildschirm im Schreibtisch oder einen Bürostuhl mit Kopfstütze?

- Statten Sie ihr Büro technisch nach dem neuesten Stand aus.

- Achten Sie auf Nebengeräusche bevor sie einen Raum auswählen. Je weniger, je besser.

- Sorgen Sie für ausreichend Platz, Helligkeit, Expansionsmöglichkeiten und guten technischen Empfang.

- Richten Sie ihr Büro ergonomisch ein um ihre Gesundheit zu fördern. Ein höhenverstellbarer Schreibtisch und ein ergonomischer Bürostuhl gehören heute zum Standard.

- Schaffen Sie Bewegungsspielräume und unterschiedliche Rückzugsorte zum Arbeiten. Das trägt enorm zur Kreativität und Produktivität bei.

- Wählen Sie Wandfarben aus, die sich positiv auf Ihr Wohlbefinden auswirken. Ruhige und helle Farben sind zu empfehlen. Beachten Sie auch ihr Corporate Design, die Farben können als Akzente eingesetzt werden.

- Richten Sie den Arbeitsplatz dynamisch ein. Die Laufwege sollten so weit wie möglich sein (Papierkorb in einen anderen Raum stellen, Druckerpapier ein paar Schritte entfernt vom Drucker etc.)

- Sorgen Sie für ein gutes Kabelmanagement um Stolperfallen zu beseitigen.

- Richten Sie Entspannungsecken ein, überlegen Sie ganz individuell, was für Sie wohltuend sein kann: eine kleine Leseecke, ein Kamin, die Yogamatte oder der Cafetresen?

- Das Licht reguliert den Wachzustand und das Wohlbefinden. Im Idealfall sollte ihr Büro ein Fenster haben und durch natürliches Tageslicht gut beleuchtet sein. Durch Tages- und Jahreszeiten bedingt ist eine zusätzliche Beleuchtung unerlässlich. Zusätzlich sollte am Schreibtisch eine Lichtquelle sein, die sich stufenweise regulieren lässt.

Inspirationen für gestalterische Fragen bieten zum einen Online-Büromöbel-Anbieter wie Freifrau www.freifrau.com/deund Bosse www.bosse.de aber auch die App „Pinterest“. Wenn Sie hier das Stichwort „Büros gestalten“ eingeben, finden Sie viele Büro Ideen.

Auf eine interessante Studie zum Thema Arbeitsplätze, deren Ergebnisse in diesen BLOG eingeflossen sind, möchten wir hier verweisen: www.arbeitsplatzderzukunft.de/wp-content/uploads/IDG-Studie2017-AdZ.pdf

Inspiriert zu dem BLOG hat uns ebenfalls der Film „Aufbruch“ von Axel Springer. Er beschreibt die vielen Ideen, Gedanken und Visionen zum Axel Springer Neubau, der in diesem Frühjahr 2020 eröffnen soll.

www.youtube.com/watch

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