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Home-Office Jobs: So gelingt die Umstellung in sieben einfachen Schritten

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ARBEITEN VON ZUHAUSE: HIMMEL ODER HÖLLE IM HOME-OFFICE?

Himmel oder Hölle im Home-Office? Für einige ist der Home-Office Job gängige Praxis, für die meisten ist es allerdings eine große Umstellung. Nach einer Befragung von Yougov arbeitet jeder fünfte Erwerbstätige wegen des Coronavirus im Home-Office. Viele stehen jetzt vor der Herausforderung, sich in ihren Home-Office Jobs vollkommen neu organisieren zu müssen. Dazu gehört Willensstärke und Struktur. Denn normalerweise verbringt man zu Hause seine Freizeit und ist auch so konditioniert. Es kann dazu kommen, dass man sich leicht ablenken lässt und sich – wenn man schon zu Hause ist – was Leckeres kocht oder endlich das Bild aufhängt, das schon lange in der Ecke steht. Dazu kommt die technische Ausstattung, die nicht auf einen normalen Büroalltag ausgerichtet ist und die räumliche Situation zu Hause. Denn noch lange nicht jedem steht ein eigener Raum zur Verfügung. Während Singles in Home-Office Jobs zu vereinsamen drohen, geht es in Familien häufig so turbulent zu, dass sich der Arbeitende nach etwas Einsamkeit und vor allem Ruhe sehnt.

 

Das Home-Office ist in diesen Tagen zum Arbeitsplatz Nummer eins geworden. Es rettet derzeit Menschenleben. Während „vor“ Corona noch darüber diskutiert wurde, ob das Home-Office ein Goodie für Mitarbeiter ist (aus Sicht der Unternehmen) oder zu den Standardanforderungen an einen modernen Arbeitsplatz gehört (aus Sicht der Arbeitnehmer), ist es in der Corona-Zeit zum Alltag für viele geworden. Für wie lange viele von uns nun im Home-Office sitzen, ist nicht abzusehen. Es gilt jedoch, jetzt die Weichen für ein „danach“ zu stellen. Jetzt genau dranzubleiben, den Erfolg des Unternehmens maßgeblich mit beeinflussen und sich nicht beängstigen zu lassen. Nicht in Stockstarre verfallen. Denn eines ist sicher, es geht danach weiter. Je besser wir jetzt alle die schwierige Zeit überbrücken, je mehr Motivation und Ideenreichtum wir einbringen, umso einfacher und reibungsloser ist es danach. Auch im Home-Office können wir Denken und Lenken. Mit Kreativität, Willen und Eigenverantwortung kann es zumindest temporär sogar zum Erfolgsmodell werden. Wir verraten einige Tricks und Kniffe, wie Sie die Umstellung meistern – egal ob Sie in Berlin oder Frankfurt am Main, Stuttgart oder Hamburg oder in einem kleinen Ort sitzen. Geben Sie sich etwas Zeit, denn wenn Sie oder ein Teammitglied plötzlich von zu Hause aus arbeiten müssen, wird es dauern, bis sich alles eingespielt hat. Geplante Arbeitsabläufe, eine gute Umgebung und der Einsatz von IT steigern Ihre Produktivität im Home-Office genauso wie die Pflege von Beziehungen. Menschlichen Kontakten kommt in Zeiten des „Social Distancing“ eine besondere Bedeutung zu. Vernachlässigen Sie diese, fühlen Sie sich schnell einsam und allein. Planen Sie also Zeit ein, sich auszutauschen, sich mit anderen zu unterhalten. Am besten sogar per Facetime oder Videochat. Mimik und Gestik sind erkennbar, ein Lächeln erleichtert auch auf die Distanz so einiges und sorgt für Inspiration.

 

WELCHER JOB EIGNET SICH FÜR EIN HOME-OFFICE?

Nicht jeder Job eignet sich dafür, ihn von zu Hause aus zu machen. Denken wir an Produktion oder Logistik wird es für die Ausführenden oft schwer bis unmöglich, ihre Jobs ortsunabhängig zu erledigen. Für andere Jobs, wie z.B. Journalisten, Online-Marketer oder Software-Entwickler ist es fast schon normal, zu Hause zu arbeiten. Das Virus stellt uns nun vor besondere Herausforderungen, sodass auch Jobs, die bisher im Unternehmen angesiedelt waren, von zu Hause aus erledigt werden sollen – oder dürfen. Je nach Betrachtungsweise. Die ersten E-Mails am Frühstückstisch bearbeiten, danach an der Telefonkonferenz von der Couch aus teilnehmen. Für viele Arbeitnehmer klingt das Home Office vielversprechend und attraktiv. Firmen tun sich mit einem Home-Office häufig schwer. Corona gibt vielen nun die Chance, dieses Arbeitsmodell auszuprobieren und die Vor- und Nachteile des Home-Offices quasi live zu erleben.

 

MY HOME IS MY OFFICE - SIEBEN SCHRITTE FÜR DIE UMSTELLUNG

Manchmal sind es die kleinen Schritte, die viel bewirken. Natürlich wäre es ganz klasse, wenn wir alle gleich die „große Keule“ herausholen könnten, uns Raum freischlagen könnten und diesen mit perfekter Technik und ergonomischen Büromöbeln ganz nach unserem Geschmack und den Anforderungen an einen modernen Arbeitsplatz schick ausstatten könnten. Geht aber nicht. Schon gar nicht so schnell, wie wir jetzt reagieren müssen. Widmen wir uns also den Dingen, die wir direkt umsetzen können.

 

1. Raum schaffen - optische Grenzen setzen Schaffen

Sie sich auch außerhalb des Unternehmens einen Arbeitsplatz, der als solcher erkennbar ist. Idealerweise bestimmen Sie einen Raum, der ab sofort für acht Stunden am Tag ein Büro ist. Wenn kein eigenes Zimmer zum „Umfunktionieren“ vorhanden ist, können Sie auch mit einem Paravent oder einer Stellwand optische Abgrenzungen schaffen. Als ganz neue Inspiration weisen wir hier auf den Trend „She Sheds“ hin. Während Männer schon lange Refugien in Garagen oder Kellern gefunden haben (kann man dort nicht auch ruhig arbeiten?), kommt nun mit „She Sheds“ ein neuer Trend: die eigene gemütliche Hütte im Garten oder auf der Terrasse, die zum selbstgestalteten Rückzugsort wird. Bestes Beispiel ist die UK-Journalistin Hazel Davis (The Telegraph) die dort ungestört Telefon-Interviews mit Celebrities führt.

 

2. Leistungsfähige Technik – gutes Werkzeug, halbe Arbeit

Achten Sie auf einen augenfreundlichen Bildschirm mit hoher Auflösung und Platz für mehrere parallel geöffnete Programme. Sie müssen mehr als E-Mails beantworten! Sollten Sie bisher außerhalb Ihres Unternehmens auf einem Laptop mit kleinem Display arbeiten, gönnen Sie sich einen großen Bildschirm am Arbeitsplatz. Video- und Telefonkonferenzen erleichtern Sie sich um ein Vielfaches mit einem bequemen Headset. Achten Sie auch darauf, dass sie eine dämpfende Unterlage unter Ihre Tastatur legen, denn Klappern geht bei virtuellen Konferenzen gar nicht. Ihre Internetverbindung muss sicher und stabil sein, mindestens benötigen sie 50 MB/s. In Großstädten wie Berlin oder Frankfurt am Main ist das sicherlich kein Problem, doch außerhalb sollten Sie Ihre Verbindung checken. Bei der Telekom gibt es einen kostenlosen Speedmesser.

 

3. Alles eine Frage der Haltung - Bewegung zählt

Durch eingeschränkte Räumlichkeiten neigen viele dazu, im Home-Office deutlich mehr als im Unternehmen zu sitzen als sonst. Wechseln Sie ihre Körperhaltung so oft es geht, arbeiten Sie im Sitzen, im Stehen oder auf einem Sitzball und laufen Sie bei Telefonaten auf und ab. Stehen Sie nach jeder geschriebenen E-Mail auf. In kleinen Arbeitspausen schnappen Sie am Besten etwas frische Luft. Ein gesunder Geist wohnt in einem gesunden Körper. Ob im Unternehmen oder zu Hause.

 

4. Gute Tagesplanung– halten Sie sich dran

Beginnen Sie jeden Morgen damit, einen Arbeitsplan zu erstellen. Lassen Sie ihre persönlichen Lebensumstände und ihre Tagesform einfließen. Planen Sie auch Pausen fest ein. Informieren Sie ggf. Ihre Familie und Ihren Partner, wann Sie arbeiten und wann Sie fertig sind. So grenzen Sie Störungen bestmöglich ein.

 

5. Kontakte pflegen – der virtuelle Coffeetalk

Zusammen sind wir stark. Teamwork geht nicht nur im Unternehmen sondern auch im Home-Office! Seit Beginn der Krise organisiert beispielsweise der Workspace-Anbieter Satellite Office jeden Tag ein kurzes virtuelles Teammeeting, damit alle auf einem Stand sind und Projekte vorankommen. Es gibt einen Gruppenchat, in dem sich Kollegen austauschen können. Nehmen Sie sich zusätzlich Zeit für Telefongespräche, statt alles per E-Mail zu lösen, das stärkt das Teamgefühl. Verabreden Sie sich virtuell zu einem Kaffee, um sich mit Updates zu versorgen. Menschen, die sich nicht im Unternehmen sehen, brauchen diese verabredeten Gespräche viel mehr als Kollegen, die vor Ort gemeinsam arbeiten. Denn die virtuelle Kaffeepause ersetzt die kleinen Zufallsbegegnungen an der Kaffeemaschine.

 

6. Klare Regeln für das Miteinander – Pünktlichkeit ist keine Zier

Klären Sie Erreichbarkeiten, kommunizieren Sie Arbeitszeiten – ob per E-Mail oder persönlich. Pünktlichkeit sollte bei Home-Office Jobs selbstverständlich sein, Ergebnisse müssen dokumentiert werden. Vor allem wenn viele Mitarbeiter von zu Hause arbeiten, müssen Regeln eingehalten werden, um die Produktivität des Teams zu fördern.

 

7. Machen Sie Ihre Arbeit sichtbar – lernen Sie von agilen Teams

Virtuelle Project Boards sind mehr als ein Tool. Bei Home-Office Jobs sind sie sehr zu empfehlen. Im Kern geht es dabei um (Selbst)-Organisation in virtuellen Gruppen. Es geht um die Sichtbarkeit von virtueller Arbeit für andere Teammitglieder und um festgelegte Spielregeln beim Miteinander. Eine virtuelle „Roadmap“ wird erstellt. Softwareteams nutzen Agile-Projektmanagement-Methoden bereits seit Jahren, um die Zusammenarbeit zu stärken, schneller auf Markttrends reagieren zu können und um die Arbeitsgeschwindigkeit zu erhöhen. Jetzt ist es Zeit, sich mit agile Work zu beschäftigen.

Mit diesen sieben Tipps werden Sie die Zeit im Home-Office hoffentlich produktiv nutzen können. Doch denken Sie nicht, Sie seien alleine, wenn es bei ihrem Home-Office Job einmal nicht reibungslos klappt. Nicht alle, die im Home-Office arbeiten können, wollen das dauerhaft machen. So hat die Online-Community Yougov herausgefunden, dass knapp ein Drittel (31%) der befragten Erwerbstätigen, die derzeit im Home-Office arbeitet, angibt, dass die Vermischung aus Beruf und Privat ein klarer negativer Aspekt sei. Knapp 30 % der Befragten bemängelt die schlechtere technische Ausstattung wie Stabilität der Internetverbindung oder Anzahl und Größe der Bildschirme. Fast ebenso viele finden die Kommunikation mit den Kollegen aus dem Home-Office heraus schwierig. Wenn es Ihnen auch so geht, suchen Sie sich Unterstützung. Es gibt sie. Wenden Sie sich an Spezialisten für flexible Arbeitsplätze, rufen Sie an und sprechen Sie über Möglichkeiten. Es gibt dort Services für die Bearbeitung von Telefonanrufen, es gibt Räume, aus denen heraus technisch hochqualitative Video-Konferenzen eingeleitet werden können und vieles mehr, was die Arbeit im Home-Office sehr erleichtert. Ob das Home-Office Himmel oder Hölle für Sie ist, bestimmen Sie selbst schließlich mit.

 

Nach einigen Wochen und Tausenden von E-Mails aus dem Home-Office, tritt bei vielen irgendwann sicherlich eine noch nicht gekannte Dankbarkeit gegenüber dem Unternehmen auf. Für technisch moderne Arbeitsplätze, für ein berufliches Netzwerk, für ergonomische Stühle und vieles mehr. Und eine Vorfreude auf die „post“ Corona Zeit. Dann werden wir die kleinen Dinge, die wir wie selbstverständlich genommen haben, zu schätzen wissen. Und wir freuen uns darauf!

 

Yougov ist eine Online-Community in der Millionen Menschen weltweit im Austausch über Sichtweisen, Werte, Nutzungsgewohnheiten und Marken stehen. Link: https://yougov.de/news/2020/03/27/homeoffice-wegen-corona-nicht-alle-konnen-nicht-al/

 

Buch „She Sheds“ von Erika Kotites, Verlag Knesebeck

https://www.telekom.de/hilfe/festnetz-internet-tv/anschluss-verfuegbarkeit/anschlussvarianten/allgemein/aktuelle-dsl-geschwindigkeit-messen?samChecked=true

 

Kontakt: Florian Wolf, Director Operations bei Satellite Office,Telefon: +49 30 700 140 120, Email: vertrieb(at)satelliteoffice(dot)de

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