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10 Tipps für effiziente Meetings

Als einfacher Arbeitnehmer - die Erfahrung hat sicher jeder schon gemacht - kam man aus Besprechungen raus, die ihre Zeit nicht wert waren. Der mit Ironie gespickte Spruch: "Wenn du einmal nicht weiter weißt, dann gründe einen Arbeitskreis!" kommt nicht von ungefähr. Das Meeting startete unpünktlich, geistig anwesend waren auch nur ein paar wenige Teilnehmer, langatmige Monologe, unwichtige Diskussionen verlieren sich in noch unwichtigeren Details mit dem Ergebnis, dass die Tagung deutlich länger dauerte, als geplant war. Hach, was hätte man in dieser Zeit alles schaffen können".

Heute sind Sie der Chef, der Abteilungsleiter oder derjenige, bei dem die Verantwortung für Besprechungen und Meetings liegt. Eine optimale Vorbereitung ist dabei das A und O. Satellite Office, als kompetenter Business Partner und mit langjähriger Erfahrung auch im Conferencing, stellt im Folgenden einige goldene Regeln für effiziente Meetings bereit. Das sorgt für ein gutes Arbeitsklima und motivierte Mitarbeiter.

Relevanz checken

Zuerst sollte geprüft werden, inwiefern eine Besprechung tatsächlich nötig ist oder ob es nicht sinnvoller sein könnte, die Kernbotschaft über andere Kommunikationskanäle (Email, Telefon, Flyer) mitzuteilen. Für welche Mitarbeiter sind die zu besprechenden Themen tatsächlich relevant? Und ja, es ist durchaus in Ordnung, einen regelmäßigen Besprechungstermin abzusagen, wenn es nichts zu besprechen gibt.

Die Vorbereitung

Als Gesprächsleiter ist man ein Vorbild für die Zuhörer. Eine optimale Vorbereitung des Besprechungstermins ist daher unabdingbar. Für die Organisation sollte ebenfalls ausreichend Zeit eingeplant werden. Eine eigene Checkliste hilft dabei. Je besser die Vorbereitung ist, desto weniger Zeit wird verschwendet.

Ziele festlegen

Um einen Besprechungstermin einzuleiten empfiehlt es sich, die Teilnehmer über konkrete Ziele zu informieren. Dann wissen sie, um die Bedeutung ihrer gemeinschaftlichen Arbeit, sind dabei deutlich motivierter und können zielgerichteter gesteuert werden. Liegen schon gute Zwischenergebnisse vor? Dann raus damit!

Zeitrahmen klar definieren

Ein "open end" ist für effektive Meetings ein no go! Das verleitet nur, die Besprechung unnötig in die Länge zu ziehen. Mit einem klaren und realistischen Zeitrahmen für jedes Thema auf der Agenda führt der Gesprächsleiter stringent durch das Meeting und bringt einmal mehr seine Professionalität zum Ausdruck. Mögliche Rückfragen der Teilnehmer sollten angemessen berücksichtigt werden.

Offene Atmosphäre

Zunächst Vertrauen schaffen und dadurch Offenheit erzielen, ist ein weiterer Erfolgsgarant für Meetings. Die Satellite Office Empfehlung lautet: Spielregeln festlegen und zu Beginn der Besprechung klar kommunizieren. Dann weiß jeder Teilnehmer genau über den Ablauf Bescheid. Er weiß auch, dass seine Anregungen und Fragen Berücksichtigung finden und wann. Entspricht auch die Ausstattung und Gestaltung des Besprechungsraumes einer Wohlfühlatmosphäre?

Die Tagesordnung

Der Agenda mit allen Tagesordnungspunkten ist bereits in ein realistisches Zeitbudget zugewiesen. Nun liegt es am Gesprächsleiter zeitorientiert zu moderieren. Eine große Uhr in Blickrichtung ist optimal. Es lohnt sich auch zu probieren, die Themen zeitlich in a) Minuten oder b) konkrete Uhrzeiten (von, bis) einzuteilen.

Redezeit

In jedem Team gibt es so genannte ?Profilierungsredner?. Um die eigene Redezeit einhalten zu können empfiehlt es sich, diese zielgerichtet einzubinden. Mit einem Hinweis auf den engen Zeitrahmen können Dauerredner geschickt und höflich, aber auch mit Nachdruck unterbrochen werden. Vereinbarungen mit allen Teilnehmern zu Beginn des Meetings mit Blick auf Redezeitbegrenzungen haben sich in der Praxis bewährt.

Beschlüsse

Welche Maßnahmen sollen nach dem Meeting umgesetzt werden? In der Realität hat sich gezeigt, dass alles, was in den folgenden 3 Tagen nicht umgesetzt oder gestartet werden kann, mit großer Wahrscheinlichkeit gar nicht realisiert wird. Die Anzahl der Maßnahmen muss daher auf ein realitätsnahes Niveau reduziert sein. Personen, denen die Erledigung einer Aufgabe zugeteilt wird, sollten konkret benannt und dazu verpflichtet werden.

Wertschätzung

Ein integrer Gesprächsleiter beginnt das von ihm ins Leben gerufene Meeting pünktlich! Pünktlichkeit ist ein Anliegen aller Anwesenden und eine Form der Wertschätzung füreinander. ?Zuspätkommer? haben eine Zusammenfassung des Geschehens nicht verdient!

Nachbereitung

Wer ist für das Ergebnisprotokoll des Meetings verantwortlich? Derjenige sollte folgende 3 Fragen beachten: Wer macht was bis wann? Für ein effektives Ergebnisprotokoll ist maximal eine A4-Seite vorgesehen.

Sich aus dem Meeting ergebende Ideen und die Tagesordnungspunkte für die nächste Besprechung finden auf einer weiteren Seite ihren Platz. Diese beginnt im besten Falle mit einer Antwort auf die Fragen: Was wurde erledigt? Mit welchem Ergebnis? Was ist noch offen?